طراحی دفتر کار
امکانات تجاری ادارات اساساََ برای فضاهای اداری طراحی می شوند، که شامل سیستم های مناسب برق با نیرو نوردهی و تهویه هوا برای فضاهای کاری هستند. این امکانات را نمی‌توانید در خانه خود یا ساختمانی که جهت اداره یا محل کار کوچک خود در نظر گرفته اید، پیدا کنید. در این بخش، هر کدام از عناصر مورد نیاز در طراحی دفتر کار و نیز نیازهای زیر ساختی برای آن توضیح داده شده است.
استفاده درست از برق با نیرو در طراحی دفتر کار
در مقایسه با ساختمان‌های مسکونی و سایر ساختمان‌های غیر تجاری، ساختمان‌هایی که برای کاربردهای تجاری و یا اداری طراحی می‌شوند، غالباََ منبع تامین برق آنها از کیفیت بالاتری برخوردارند، لذا تاسیس یک محل کار خانگی به معنای افزایش میزان مصرف برق در آن محل خواهد بود. برای مثال حتی یک دستگاه چاپ گر لیزری چیزی در حدود ۳۰۰ الی ۴۰۰ وات برق مصرف خواهد کرد، این در حالیست که چاپ گرهای لیزری بزرگتر مصرف زیادتری خواهند داشت حال تجهیزات اداری دیگر را در نظر بگیرید که قرار است در محل کار خود نصب نمایید.
استفاده از دستگاه همه‌کاره
فرض کنید شما یک دستگاه رایانه شخصی، یک نمایش گر، یک چاپ گر لیزری، یک دستگاه فاکس یک اسکنر و یک تلفن دارید. آیا مداربندی برق محل کار خانگی برای این کار مناسب است؟ اولین مرحله در طراحی دفتر کار خانگی ارزیابی نیازهای شما به برق است. میزان برق بر حسب وات را از تجهیزات خود استخراج کرده و مجموع آنها را حساب کنید(به انضمام سایر مصرف کننده‌هایی همچون لامپ‌ها). شما همچنین می توانید نیازهای مصرف برق خود را با “ترکیب کردن” برخی از تجهیزات کاهش دهید.
به عنوان مثال، به جای خرید یک دستگاه چاپ گر، یک دستگاه فاکس، یک دستگاه کپی و یک دستگاه اسکنر، می‌توانید یک دستگاه چند کاره بگیرید تا عملیات فوق را انجام دهد. حتی بهتر است قبل از اندیشیدن به زیبایی محل کار، تمام تجهیزات خود را به پریز برق وصل نموده و مثل یک روز عادی از آنها استفاده نمایید. اگر در هنگام استفاده هم زمان از این تجهیزات، علائم هشدار دهنده خطر لوازم برقی همچون قطع کننده‌های جریان و یا کاهنده نور را مشاهده کردید، بلافاصله از یک متخصص برق درخواست کنید تا مدار کشی برق را کنترل نموده و در صورت نیاز مجددا سیم کشی نماید.
نقش روشنایی در طراحی دفتر کار
روشنایی نقش بسیار زیادی را در طراحی دفتر کار دارد. روشنایی موجود در محل مورد نظر شما برای ایجاد یک محل کار خانگی، به احتمال زیاد برای نیاز محیط‌های کاری نامناسب خواهد بود. برای مثال، ساختمان‌های بسیار کمی وجود دارند که همچون فضاهای تجاری، دارای ردیف‌هایی از چراغ های فلورسنت با لامپ مهتابی باشند. از سوی دیگر، شما نیازمند تجهیز محل کار خود با روشنایی سقفی هستید که در بسیاری از موارد خرید و نصب وسایل روشنایی جدید و اضافی را در پی خواهد داشت. لامپ‌های ردیفی را می توان به سهولت پیدا کرد که نصب آن هم نسبتاََ آسان است. قبل از انتخاب تجهیزات روشنایی مورد نیاز برای محل کار، بهتر است در فضای مورد نظر مستقیما حضور داشته و مقدار وسایل روشنایی خود و نیز محل نصب آن ها را تعیین کنید.
نبود روشنایی کافی در محل کار، نه تنها موثر نخواهد بود بلکه می‌تواند منجر به مشکلات جسمی فراوانی از جمله سردرد، چشم درد، گردن درد و درد شانه‌ها بشود. با این حال، به یاد داشته باشید که افزایش وسایل روشنایی به منزله افزایش میزان مصرف برق نیز خواهد بود. با این حال، مجددا مدارکشی موجود از لحاظ کارایی در زمان مصرف زیاد را حتما بررسی نمایید.
تهویه هوا
بسیاری از افراد اهمیت تهویه هوا را در طراحی دفتر کار نادیده می گیرند، در صورتی که شما و تجهیزات موجودتان، شدیداََ بدان نیازمندید، نکته اول این است که هر چقدر تعداد تجهیزات در حال استفاده بیشتر باشد، به همان مقدار گرما نیز تولید خواهد شد. به عبارت دیگر، حرارت اضافی می تواند به تجهیزات اداره از جمله رایانه‌های شخصی آسیب برساند. نکته دوم این است که در صورت نبود تهویه کافی در فضای اداره یا محل کار خانگی، کار کردن می‌تواند بسیار نامطلوب باشد. این مسئله زمانی چشم گیر می شود که افراد از فضاهای بسیار کوچکی همچون اتاق خواب به عنوان محل کار استفاده کنند. دراین صورت، دفتر فوق تبدیل به یک”جعبه داغ “شده و کار کردن در آن غیرممکن خواهد شد.
نقش تهویه هوا در طراحی دفتر کار
لذا هنگام انتخاب محل برای کار و اداره خود، تهویه هوا را در نظر بگیرید. آیا اتاق مورد نظر برای کار کردن شما و تجهیزاتتان مناسب است؟ بنابراین بایستی گزینه‌های خنک کردن هوا از جمله خریدن یک دستگاه تهویه مطبوع کوچک و یا پنکه دارای اندازه متناسب با اتاق را در نظر بگیرید. فضاهای اداری – تجاری معمولا شامل دستگاه تهویه مطبوع هستند که برای حفاظت از سلامت تجهیزات و افراد نصب شده اند. حال که شما زیرساخت‌های اساسی در طراحی محل کار خانگی را بررسی کرده اید، زمان آن فرا رسیده تا پیشنهادهایی در رابطه با کاربری و امنیت فضای کاریتان ارائه دهیم. شما تاکنون بهترین مکان را برای ایجاد محل کار کوچک خانگی و براساس نیازهای برق، روشنایی و تهویه هوا انتخاب کرده اید، هم اکنون شما آماده هستید تا محل کار را ایجاد کنید و ببینید که چقدر طراحی محیط کار، نیازهای کاری شما را برآورده می کند.
قابل استفاده بودن از فضای کاری
جهت حصول اطمینان از قابل استفاده بودن فضای کاری از فهرست زیر استفاده نمایید.
طراحی دفتر کار با قراردادن تجهیزات در محل مناسب
تجهیزات خود را به گونه ای قرار دهید تا به آسانی قابل استفاده باشند بهترین جا برای لوازم و تجهیزات را با یک بار آزمایش تعیین کنید. هرکدام از وسایل که کاربرد بیشتری دارند، بایستی در دسترس قرار بگیرند. در غیر این صورت آن ها را در جای دیگری قرار دهید. برای مثال، اگر مجبورید از تلفن مکررا استفاده کنید آن را در جایی قرار دهید تا نیاز نباشد برای استفاده از آن از جای خود برخیزید یا دست خود را دراز کنید و یا اگر با جابجایی و بایگانی حجم زیادی از کاغذ سرو کار دارید بایستی قفسه بایگانی خود را تا حدی در نزدیکی خود قرار دهید که بتوانید به راحتی به آن دسترسی داشته باشید.
مواظبت از تجهیزات حساس
حفاظت از برخی از تجهیزات اداره از جمله رایانه‌ها در برابر افزایش ناگهانی یا قطع شدن برق بسیار حائز اهمیت است؛ تا آنجا که ممکن است محل کار خود را به دستگاه یو پی اس (ups) یا همان منبع تغذیه بدون وقفه مجهز کنید تا از وارد آمدن هر گونه آسیب به تجهیزات و یا از بین رفتن داده ها جلوگیری شود.
باز نگه داشتن راه‌های عبور و مرور در طراحی دفتر کار
از آنجا که محل های کار کوچک اساساََ برای مصارف دیگر طراحی می‌شوند، می‌توانند موانع دست و پا گیر زیادی داشته باشند، به عبارت دیگر، اگر یک تخت خواب یا یک گلدان به مدت طولانی در جایی قرار داده شده است، این دلیل نمی‌شود که در همانجا بمانند. در محل کار، ممکن است شما نیاز داشته باشید تا از جای خود برخاسته و بدون اینکه به چیزی بر بخورید، به اطراف بروید. تلاش کنید تا در فضای کاری خود از شر وسایل غیر ضروری و آشفتگی های موجود خلاص شوید و همواره به کف محل کار توجه داشته باشید.
تزیین محل کار
تزئین کردن محل کار خانگی بوسیله نصب نقاشی های زیبا در جاهای مناسب و نصب تصاویر بر روی تابلوهای اعلانات می تواند زیبایی محل کارتان را دو چندان کند و آن را به یک محیط جذاب جهت کار و فعالیت تبدیل سازد.
قابلیت‌ها و کارکردها (کارآمدی)
مهمترین ویژگی محل کار خوب، کارآمدی آن است؛ ولی با توجه به اینکه که ادارات ما اغلب مملوء از دستگاه‌ها، تجهیزات، وسایل و تکه‌های کاغذ هستند، عملا ناکارآمد شده‌اند. قبل از اینکه شروع به کار کنید، آیا نیازمند این هستید که وسایل موجود را کنار بگذارید؟ آیا بر روی میز کار شما حجم زیادی از کاغذ وجود دارد که همواره بر روی زمین می ریزند؟ آیا نیاز دارید که با یک تیم نجات تماس بگیرید و آنها شما را در پیدا کردن چیزهای مورد نیازتان کمک کنند؟!
در این صورت وقت آن رسیده تا آستین‌های خود را بالا زده و اداره خود را منظم نمایید. ممکن است که شما بهترین و مدرن‌ترین طرح فضای کاری را در اختیار داشته باشید ولی بدون سازماندهی نمی توانید به اهداف خود برسید. مراحل زیر برای زیباتر و دل نشین تر شدن دفتر کارتان می باشند که نحوه مرتب کردن میز کار و محیط اداره‌تان را نشان می‌دهند و آن را تبدیل به یک فضای مناسب می‌کند تا شما از کارتان لذت ببرید.
مسیرهای رفت و آمد را باز کنید
در طراحی دفتر کار این نکته مهم است که مسیرهای رفت و آمد باز باشند. یکی از دوستان در وسط محل کار خود یک میز پیش دستی (قهوه خوری) داشت که جابه جا کردن آن از میز کارتا کمد بایگانی، در صورت نبود مهارت و چالاکی کافی باعث آسیب به پای افراد می شد. از آنجا که او هرگز عادت نداشت تا از مراجعه کنندگان و میهمانان خود پذیرایی کند، میز پیش دستی مورد نظر فقط برای گذاشتن و قرار دادن وسایل بر روی آن استفاده می شد، او توانسته با حذف کردن آن میز، مسیر رفت و آمد بزرگتری را ایجاد کند و مانع آسیب های احتمالی به پاهای افراد شود. آیا چنین موانعی در محل کارتان وجود دارد؟ آنها را جابه جا کنید و یا کلا حذف نمایید تا بتوانید به راحتی عبور کنید.
کار خود را روی میز خلوت نگه دارید
حال که محل کارتان بسیار ایده آل شده است، کار دشوار بعدی این است که میز کار خودتان را منظم کنید و تصمیم بگیرید چه وسایلی بر روی آن باشد یا نباشد. قطعاََ رایانه شما سر جای خود باقی می‌ماند؛ تلفن نیز باید بماند. اما چه چیز نمی ماند؟ به وسایلی که از روی میزتان برداشته اید، لحظه‌ای بنگرید و از خود بپرسید “آیا باید بر روی میز باشند؟ اگر آن وسیله کاربرد روزانه نداشته باشد. وقت آن رسیده که محلی دیگر برای آن پیدا کنید. توده‌ای از کاغذ که از مدت‌ها پیش می خواستید تا به آن رسیدگی کنید الان وقت آن است تا آنها را بایگانی نمایید. باقیمانده کلوچه‌ای که هفته پیش خورده‌اید را دور بریزید.
طراحی دفتر کار با مرتب کردن میز کارتان
برای مرتب کردن میز و کشو کارتان، قفسه و سینی تهیه کرده و استفاده نمایید: فروشندگان لوازم اداری و خرده فروشان زنجیره‌ای، انواع مختلفی از سینی ها و قفسه های پلاستیکی ارائه می دهند که صرفا برای کشوهای میز تحریر طراحی شده اند، برای نظم بخشین به لوازم اداری خود، از وسایل فوق استفاده کنید، در این شرایط تمام خود کارهای پخش شده، گیره های کاغذی و پونزها، در محل مشخصی قرار خواهند داشت و در صورت نیاز به راحتی در دسترس خواهند بود. جهت سازماندهی بیشتر و بهتر میز کارتان، می توانید از کازیه (سینی های طبقه بندی کننده برای موارد ورودی و خروجی) استفاده نمایید. آنها می توانند نظم میز کار شما را حفظ کرده و فضاهای خالی بیشتری را در اختیار شما بگذارند.
بروزکردن لوازم و تجهیزات
کدامیک از دستگاههای اداره، سرعت کار شما را کاهش داده و یا باعث ایجاد بی نظمی می شود؟ آیا رایانه شما نیازمند یک کارت حافظه و یا ارتقاء اجزای آن است و شاید زمان آن فرا رسیده که از دست چاپگر، دستگاه فاکس و اسکنر قدیمی خود راحت شوید و به سراغ چاپگر چند کاره بروید. و یا اینکه به جای تلفن قدیمی دگمه‌ای از تلفن‌های بلند گو دار استفاده کنید، بهره‌وری فضا و طراحی اداره خود را افزایش دهید و فضای کاری بیشتری را فراهم کنید.
نکته مهم
وسائل غیر ضروری را از روی میز خود بردارید. حتی اگر فضای کاری زیادی هم داشته باشید، محل کار خود را همواره با تعیین جاهای مشخص برای لوازم ضروری نظم ببخشید. برای مثال، دستگاه چاپ گر و یا دستگاه تکثیر چندکاره نباید بر روی میز قرار داده شود. با خریدن یک چاپ گر ایستاده می توانید فضای کاری بیشتری در اطراف میز کار خود ایجاد کنید و جای مناسبی برای برخی از وسایل همچون کاغذ چاپ گر داشته باشید. آیا میز کار کوچکی در اختیار دارید و نیازمند فضای بیشتری هستید؟ میز کوچکی که به صورت اتفاقی در کنار میز کارتان قرار دارد، می تواند به طراحی محل کارتان زیبایی و سادگی خاصی بیافزاید و به عنوان قسمتی از کار ایفای نقش کند.
آیا میز کار شما پر از کتاب و آیین نامه است؟ در این صورت یک کمد کتاب ایستاده و یا دیواری خریداری نمایید. با انجام این کار، تعجب خواهید کرد که جابجا کردن و حذف چندین کتاب از روی میز کارتان، چقدر فضای بیشتری در اختیارتان خواهد گذاشت. از رنگ آبی استفاده کنید. اگر در تصمیم خود مبنی بر تغییر طرح فضای دفتر کار مصمم هستید، پوششی از رنگ آبی بهترین پاسخ خواهد بود. چرا که رنگ آبی آرامش بخش است. به فروشگاه های رنگ و ابزار محلی سر بزنید و کرکره ای را انتخاب کنید که جذاب باشد.
استراحت چشم با خیره شدن به یک چیز جذاب
روبروی رایانه بنشینید و دستان خود را بر روی صفحه کلید قرار دهید. سپس چشمانتان را از روی صفحه نمایش گر برداشته و با زاویه نود درجه به اطراف بچرخانید چشم برداشتن از صفحه نمایشگر و نگاه کردن به اطراف و تمرکز بر روی اشیاء دورتر به مدت چند دقیقه مانع از بروز خستگی و فشار به چشم می شود. آیا در محدوده دید شما چیز جذابی وجود دارد؟ در غیر این صورت، چیز جذابی را به فضا و طراحی محل کارتان اضافه نمایید. برای مثال، یک نقاشی، ورق چاپ شده و یا پوستری که از آن خوشتان می آید.
در صورت مهیا بودن فضای کافی و شرایط لازم، وجود یک گیاه پرشکوفه می تواند در تزئین فضای اداره و نیز تقویت روحیه شما معجزه کند. میز کار اصلاح شده خود را از لحاظ دسترسی به سایر لوازم امتحان کنید. بر روی میز کار بهبود یافته خود نشسته و کار را شروع کنید. آیا لوازم مورد نیازتان به آسانی در دسترس هستند؟ تا جایی که امکان دارد وسایل ضروری مورد نیاز را در دسترس کامل قرار دهید، به عنوان مثال، شما نباید برای منگنه کردن چیزی مجبور شوید تا از سر جای خود برخواسته و میز کار را ترک کنید. فهرست لوازمی را که نیاز ندارید، یاداشت کنید. بهتر است وسایلی که استفاده نمی کنید در جای دیگری آنها را نگهداری نمایید.
در نظر گرفتن تجهیزات مورد نیاز
تجهیزات مورد نیاز برای ذخیره سازی را در نظر بگیرید. به نظر می رسد، در دفتر کار بیش از هر چیز دیگری، کاغذ تولید شود. همچنین، بسیاری از وسایل هستند که فضای کلی دفتر کاری را اشغال می کنند، اما به دلیل نبود جای مناسب، بلا استفاده می مانند. با خرید یک کمد بایگانی دیگر یا قفسه وسایل، طراحی دفتر کار خود را رونق بخشید. لذا با انجام این کار وسایل خود را در آنها خواهید گذاشت و حفظ نظم اداره آسانتر خواهد بود.
ایجاد یک قسمت بازیافت در طراحی دفتر کار
کاغذ، مقوا، شیشه، بطری های پلاستیکی و ظروف نوشیدنی، از جمله مواد قابل باز یافتنی هستند که ما در اداره دور می ریزیم، شرایط را برای انجام کار درست تر مهیا کنید و با ایجاد یک مرکز کوچک بازیافت و مشخص کردن یک سطل، زباله‌ها را از اداره خود دور کنید. همچنین شما می‌توانید این سطل‌ها را داخل اداره و یا در نزدیکی اداره قرار دهید. کیسه‌های پلاستیکی ارزان هستند و به راحتی توسط یک نفر به کنار خیابان و با ایستگاه های بازیافت زباله منتقل می شوند.
نوسازی تزیینات جهت طراحی دفتر کار
تزئینات پنجره را نوسازی کنید. اگر دفتر کار شما دارای پنجره است. فراموش نکنید که تزئینات پنجره جزئی از طراحی اداره محسوب می شوند. طرح و یا رنگ جدید برای پرده و تزئینات آن می تواند تغییرات شگرفی در فضا و جو اداره ایجاد کند. آیا در حال حاضر مایلید که از لوازم موجود استفاده کنید و برای بروزرسانی تزئینات پرده هزینه نکنید؟ پس شست شو را انتخاب کنید پاکی و طراوت، همیشه نشان‌گر بهار و شروع دوباره هستند.
میز کار خود را دوباره تنظیم کنید. اینکه طراحی دفتر کار شما چندین سال عوض نشده، نمی تواند به این معنا باشد که شما قادر به تغییر دکوراسیون آن نیستید. با یک نگاه انتقادی موقعیت میز کارتان را در اتاق بررسی کنید، جابجا کردن میز کار می تواند یک دید گاه نو و متفاوت ایجاد کند و حتی خلاقیت و بهره وری کارتان را افزایش دهد. به عنوان مثال، اگر میز کارتان به زور در گوشه اتاق جای گرفته، در صورت وجود فضای کافی، آن را به وسط اتاق بکشید، اگر میز شما رو به روی پنجره اتاق نیست، تا حد امکان آن را به پنجره نزدیک کنید تا از روشنایی طبیعی بیشتر بهره ببرید.
چگونه دفتر کار خود را مدیریت کنم؟
شرح وظایف مدیر یک اداره اغلب شامل مواردی از قبیل: قیمت گذاری لوازم و محصولات اداره، مدیریت پرداخت حقوق، کنترل حساب هزینه های جاری، نظارت بر کارکنان پشتیبانی و مصاحبه با متقاضیان کار می باشد. مدیر اداره می بایست هر روز قضاوت های دقیقی را انجام دهد و هر گونه لغزش می تواند به معنای اتمام مدیریت باشد.
لوازم و تجهیزات اداری در یک سازمان تنها مواردی نیستند که نیازمند نگهداری و پشتیبانی منظم هستند؛ بلکه بخش وسیعی از شغل یک مدیر، ایجاد انگیزه و هماهنگی در بین کارکنان در جهت بهره وری بیشتر و نیل به یک هدف مشترک می باشد. هرچند مدیر یک اداره، اغلب به دلیل مسئولیت های زیاد، تحت فشار قرار دارد، اما سطح رضایت وی بالاست، طی نظرسنجی که در سال ۲۰۰۴ توسط انجمن بین المللی مشاغل اجرایی انجام شد. مدیران ادارات اعلام کردند که مشاهده نتایج زحمات آنان در قالب افزایش بهره وری، بهترین ویژگی در رابطه با شغل شان است.
مهارت‌های مورد نیاز یک مدیر ایده‌آل
- توانایی و مهارت در استفاده از رایانه
- رفتار عالی هنگام مکالمات تلفنی
- مهارت های گفتاری: اگر مدیر اداره نتواند به خوبی صحبت کند، چگونه خواهد توانست تا احساس خود را بیان کند؟ در بسیاری از شرکت ها تسلط بر زبان خارجی نیز یک ویژگی مثبت تلقی می شود.
- مهارت های نوشتاری خوب: توانایی به کارگیری ساختار زبان و منطق مناسب در هنگام نگارش، بسیار ضروریست.
- مهارت های خوب سازمانی: عدم توانایی در دسترسی به اطلاعات مهم می تواند به کسب و کار آسیب برساند.
- ویژگی های رهبری: مدیران ادارات باید توانایی نظارت بر دیگران (کارکنان) و نیز گرایش برای استفاده از قدرت و نه سوء استفاده از آن را دارا باشند.
- وجدان کاری خوب: حضور به موقع و ماندن تا اتمام کار بسیار حائز اهمیت است.
- مهارت های تیم گرایی: توانایی سهیم کردن دیگران در اطلاعات، در شرایطی که به بهبود وضعیت کمک کند.
اطلاعات بیشتر
جهت اطلاعات بیشتر در مورد طراحی می‌توانید به ویکی‌پدیا مراجعه نمایید.