مدیریت درست زمان

تفاوت افراد کارآمد و افراد معمولی در این است که افراد کارآمد وقتی کاری را انجام می‌دهند بسیار منظم‌تر از افراد دیگر هستند. نظم عالی در زندگی خصوصی و حرفه‌ای، نماد انسان‌های کارآمد و پردرآمد است. خوشبختانه سازمان‌دهی و تنظیم کارها یک مهارت است و مهارت‌ها قابل یادگیری. پس می‌توانید که فردی کاملاً منظم، کارآمد و تأثیرگذار باشید. وقتی این اتفاق افتاد کارهای بیشتری را نسبت به افرادی که اطرافتان هستند در یک دوره زمانی خاص انجام می‌دهید. یکی از قوانین مورفی می‌گوید: «قبل از اینکه بتوانید کاری را انجام دهید، مجبورید در ابتدا کارهای دیگری را انجام دهید.» یکی از کارهایی که مجبورید در ابتدا و قبل از کارهای دیگر انجام دهید این است که خود را کاملاً سازمان‌دهی و تنظیم کنید. هسته اصلی مدیریت درست زمان سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی خود شما و کار شما برای رسیدن به حداکثر کارایی است.

فقط در صورت که همه آنچه را نیاز دارید قبل از شروع کار جمع‌آوری کنید. می‌توانید بهترین عملکرد را ارائه دهید، بعدازآن باید مکان هر چیزی را مشخص کنید و مطمئن شوید که هر چیزی در سر جای خودش قرار دارد. در همین رابطه آریسن سوئیت ماردن می‌گوید: «این قانون را سرمشق زندگی خود قرار دهید که هر کاری به شما سپرده می‌شود، لایق بیشترین تلاش و توجه شماست. بر کار خود مهر انسانیت و مردانگی بزنید و اجازه دهید کیفیت برتر، مارک تجاری شما باشد.»

مدیریت درست زمان با برنامه ریزی

سه درصد انسان‌های موفقی که بیشتر به اهدافشان می‌رسند، همگی بر برنامه‌ریزی مداوم اصرار دارند. آن‌ها همیشه در حال نوشتن یا بازنویسی لیست هدف‌ها و فعالیت‌هایشان هستند. آن‌ها همیشه بر روی کاغذ فکر می‌کنند و برنامه‌هایشان را به‌طور مداوم تجزیه تحلیل و ارزش‌گذاری می‌نمایند. هرچه زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی کنیم برنامه‌هایی بهتر و با احتمال شکست کمتر خواهیم داشت. با کار مداوم بر روی برنامه‌هایی که برای رسیدن به هدف دارید، هدف‌تان برای شما باورپذیرتر و در دسترس‌تر خواهد بود.

وقتی به هر مرحله فکر می‌کنید و برای آن برنامه می‌ریزید، اعتمادبه‌نفستان در حین انجام آن مرحله افزایش می‌یابد. وقتی‌که بزرگ‌ترین هدف‌ها را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید و آن بخش‌ها را به‌صورت فعالیت‌های مرحله‌به‌مرحله سازمان‌دهی کنید، کارها برای شما قابل‌کنترل‌تر و مدیریت پذیر تر به نظر خواهد رسید. هرچه بیشتر برنامه‌ریزی می‌کنید همه هدف‌ها را عمیق‌تر و عمیق‌تر در ذهن ناخودآگاهتان وارد می‌کنید یعنی همان‌جایی که آن‌ها تبدیل به انگیزه قوی شما برای تلاش خواهند شد.

نتایج برنامه ریزی

در زیر دو مورد از نتایج برنامه ریزی و تاثیر آن بر مدیریت درست زمان را بیان می‌کنیم:

سود گرفتن از سرمایه‌گذاری

نتیجه برنامه‌ریزی خوب، باورنکردنی است؛ زیرا به‌طور تقریبی، هر دقیقه برنامه‌ریزی، باعث صرفه‌جویی ده‌دقیقه‌ای در زمان اجرا خواهد شد و مدیریت درست زمان را در پی خواهد داشت. به‌عبارت‌دیگر سرمایه‌گذاری برای برنامه‌ریزی، معادل هزار درصد از زمان و انرژی صرف شده سود خواهد داشت. در زندگی تنها چیزی که ما واقعاً برای فروش داریم، زمانی است که در اختیار ما است. بر طبق قانون تعادل «هرچه از زمان با کارایی بیشتری استفاده کنیم، سرانجام چیزهای بیشتری به دست می‌آوریم.» شغل شما در حقیقت سرمایه‌گذاری زمانی است که در اختیاردارید، در جایی که بالاترین میزان بازگشت سرمایه را به زندگی شما دارد. کجا می‌توانید هزار درصد بازگشت سود از یک سرمایه‌گذاری به دست بیاورید؟

بعضی‌اوقات افراد می‌گویند که خیلی گرفتارتر از آن‌اند که بنشینند و برنامه‌ریزی کنند، ولی حقیقت این است که اگر خود را برای هر چیزی با جزئیات کامل برنامه‌ریزی کنید، خواهید فهمید که به‌سختی می‌توانید بیشتر از چند دقیقه وقت در روز برای آن صرف کنید. تنها کاری که به‌وسیله آن می‌توانید زمان موردنیازتان را به وجود آورید، برنامه‌ریزی دقیق فعالیت‌ها از قبل است. به یاد داشته باشید که به ازای هر دقیقه برنامه‌ریزی قبل از کارها، ده دقیقه از وقتتان را ذخیره می‌کنید.

دلیلی برای اغلب شکست‌ها

«پیتر دراکر» می‌گوید: «عمل بدون برنامه‌ریزی، دلیل همه شکست‌هاست.» اگر نگاه دوباره‌ای به اشتباهات بزرگی که در زندگی کرده‌اید بیندازید، می‌بینید که تقریباً همه آن‌ها در یک نکته مشترک‌اند و آن دلیل چیزی نیست جز آنکه شما یا باعجله به سمت یک تصمیم یا موقعیت رفته‌اید، بدون آنکه در مورد آن درست فکر کنید و یا بدون به دست آوردن اطلاعات کافی یا صرف زمان برای متعادل کردن فعالیت‌ها، کار را شروع کرده‌اید. در همه موارد شکست ناشی از نداشتن برنامه دقیق، بسیار سنگین خواهد بود. در همین زمان می‌فهمید که تقریباً هرکدام از کارهایی که در زندگی با موفقیت به پایان رسانده‌اید چه شروع یک کار جدید و چه به پایان رساندن یک پروژه کاری و یک تعطیلات، همراه با برنامه‌ریزی کاملی بوده که از قبلاً انجام داده‌اید.

چهار راهنما برای سازمان‌دهی شخصی

در اینجا چهار روش برای کمک به شما در تبدیل‌شدن به فردی منظم و با برنامه که می‌تواند مدیریت درست زمان را داشته باشد آورده شده است.

پاکیزگی یک رفتار کلیدی است

به یاد داشته باشید که پاکیزگی، کلیدی برای بهره‌وری فردی است؛ یعنی می‌توانید به‌وسیله تمیز و مرتب کردن محل کارتان به‌سادگی تولید و بهره‌وری را به‌طور غیرقابل‌باوری افزایش دهید. اگر این جمله را شنیده‌اید که نظم و ترتیب اولین قانون در بهشت است، بدانید که در زمین نیز اولین قانون نظم و ترتیب است. شما به دیدن نظم نیاز دارید تا بتوانید احساس کنترل بر محیط کار و زندگی‌تان داشته باشید. وقتی به بخش‌هایی از زندگی یا کارتان نظم می‌دهید یا آن‌ها را مرتب می‌کنید احساس می‌کنید که کنترل کارها را به دست گرفته‌اید. یا وقتی‌که ماشینتان را تمیز می‌کنید و می‌شویید، احساس می‌کنید بیشتر، مسئول زندگی‌تان هستید.

از یک موقعیت بیرونی، خودتان را ارزیابی کنید

در اینجا تمرین خوبی برای شما وجود دارد. کمی عقب‌تر از میز یا محل کارتان بایستید و از خودتان بپرسید «چه آدمی اینجا کار می‌کند؟» به کیف‌دستی یا چمدانتان نگاه کنید و بپرسید «چه آدمی کیفی مثل این دارد؟» به بیرون و درون ماشینتان، به کمد لباس‌ها، به خانه و به حیاط نگاه کنید و از خودتان بپرسید چه آدمی به این روش زندگی می‌کند؟ آیا می‌توانید کار مهمی را به این شخص بسپارید یا نه؟ خودتان را صادقانه از چشم یک فرد بی‌طرف، ارزیابی کنید. «چه چیزی خواهد دید؟»

در یک مصاحبه با مدیران رده‌بالا، پنجاه نفر از پنجاه‌ودو نفر مصاحبه‌شونده گفتند که احساس خوبی نسبت به اشخاصی با میزهای شلوغ یا محیط کار به‌هم‌ریخته ندارند، حتی اگر آن فرد کارهایش را به‌خوبی انجام دهد و مدیریت درست زمان را نیز در نظر بگیرد. این مدیران گفتند: نمی‌توانند برای مشاغل مسئولیت دار به اشخاصی اعتماد کنند که نمی‌توانند منظم باشند. اجازه ندهید این اتفاق برای شما بیفتد.

از معذرت‌خواهی خودداری کنید

اکثر افرادی که در محیط‌های به‌هم‌ریخته کار می‌کنند، هوششان را علیه خود به کار می‌برند. آن‌ها از استعدادشان برای بهانه‌تراشی و عذرخواهی از خودشان به خاطر محیط کار شلوغ و به‌هم‌ریخته استفاده می‌کنند و جملاتی شبیه به این را می‌گویند: «من می‌دانم هر چیزی در کجا قرار دارد» یا جملات غیرمعقولی مثل این «میز تمیز نشانه وسواس و ذهن بیمار است». افرادی که می‌گویند در محیط‌های به‌هم‌ریخته، بهتر می‌توانند کار کنند، اغلب اشتباه می‌کنند. اگر آن‌ها برای هر مدت‌زمانی در محیط‌هایی منظم و مرتب کار کنند از بهره‌وری و اثربخشی کارهایشان متعجب خواهند شد.

کار را از روی یک میز تمیز و مرتب شروع کنید

«جو شوگر من» مبتکر نامه‌نگاری مستقیم، کتابی نوشت و در آن پنج قانون موفقیتش را توضیح داد. یکی از قانون‌ها این بود «هرروز کار را با تمیز کردن میزتان به پایان برسانید.» او این قانون را در بخش سازمان‌دهی آورده بود. این سیاست همه کارکنان را مجبور می‌کرد که کارهایشان را بهتر انجام دهند و آن‌ها را در آخر هرروز پایان برسانند. این کار سهم مهمی در موفقیت آن‌ها داشت.

سه مرحله برای ساماندهی محیط کار در مدیریت درست زمان

در اینجا سه کار وجود دارد که می‌توانید با انجام آن‌ها، محیط کارتان را مرتب کنید که این موارد خود نقشی در مدیریت درست زمان دارند:

تمیز کردن میز

فرایند منظم شدن را با تمیز کردن میزتان از هر چیزی به‌جز آنچه حالا با آن کار می‌کنید شروع کنید. اگر لازم شد وسایل را در کشوهای میز، قفسه‌های پشت سرتان، در سطل آشغال یا حتماً روی زمین قرار دهید. هر کاری انجام دهید تا میز شما تبدیل به محیطی تمیز و مرتب برای کار شود و فقط یک چیز بر روی آن باشد و آن کاری است که می‌خواهید انجام دهید.

فراهم کردن نیازها

طوری برنامه‌ریزی کنید که هر چیزی را که می‌خواهید قبل از شروع کار در دسترس شما قرار بگیرد؛ درست مثل آشپزی که همه مواد اولیه را قبل از درست کردن غذا در اطراف خودش قرار می‌دهد، یا یک تعمیرکار ماهر که تمام وسایل موردنیازش را از قبل آماده می‌کند. شما هم به‌عنوان یک حرفه‌ای، همه آن چیزهایی که برای کار نیاز دارید را قبل از شروع یک کار خاص، گردآوری و آماده کنید.

جابه جا کردن هر کاغذ فقط یکبار!

تصمیم بگیرید که هر کاغذ را فقط یک‌بار جابه‌جا کنید. برای این کار، قبل از آنکه آن را بردارید به کارهایی فکر کنید که می‌خواهید با آن انجام دهید و تا آماده انجام کارها نشده‌اید، آن را برندارید. بهتر است کاغذها را روی‌هم جمع کنید و برای کارهای بعدی آن‌ها را در گوشه‌ای قرار دهید تا آنکه بخواهید آن‌ها را دائم از این‌طرف به آن‌طرف نیز حرکت دهید.

لوازم و روش‌های مدیریت درست زمان

در اینجا پنج روش و وسیله وجود دارد که شما باید آن‌ها را برای رسیدن به حداکثر نظم در زندگی خصوصی و حرفه‌ای مورد تمرین قرار دهید. هرکدام از آن‌ها به اندکی زمان برای یادگیری و کسب مهارت نیاز دارد؛ ولی نتیجه آن‌ها در کارایی و اثربخشی شما تا آخر عمر باقی خواهد ماند. همان‌طور که گوته می‌گوید:
«هر چیزی سخت است قبل از اینکه آسان شود.»
عادت‌های خوب به‌سختی شکل می‌گیرند ولی به‌آسانی با آن‌ها زندگی می‌کنیم. به‌محض این‌که آن‌ها را در وجود خود پرورش دادید، خودشان به‌طور خودکار و راحت انجام می‌گیرند و شما را تا آخر مسیر یاری می‌کنند.

استفاده از برنامه‌ریز زمانی برای مدیریت درست زمان

اولین وسیله مدیریت درست زمان که به آن نیاز دارید یک سیستم برنامه‌ریزی زمانی است، شامل هر چیزی باشد که برای آن نیاز به سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی در زندگی دارید. بهترین برنامه‌ریز زمانی، یک جعبه کاغذهای کوچک یا نوع الکترونیکی آن است که شما را قادر می‌سازد تا برای سال، ماه، هفته و هرروز برنامه‌ریزی کنید. می‌تواند شامل فهرستی باشد که می‌توانید کار، هدف و اقدام موردنیاز را بر روی آن بنویسید. این لیست می‌تواند تبدیل به هسته مرکزی برنامه‌ریزی زمانی شما شود. با این لیست کامل انجام هر کاری را به ماه، هفته یا روز خاصی اختصاص دهید.

دومین قسمت از سیستم برنامه‌ریزی زمان، یک تقویم است که شما را قادر می‌سازد که زمان و برنامه‌هایتان را برای ماه‌های بعدی مشخص کنید. با یک سیستم درست می‌توانید هر آیتم از لیست برنامه‌هایتان را به روی تقویم در یک روز خاص انتقال دهید تا بتوانید آن‌ها را تمام کنید.بخش بعدی سیستم، برنامه‌ریزی زمانی یک لیست روزانه است. این لیست روزانه می‌تواند تبدیل به مهم‌ترین وسیله برنامه‌ریزی شود که در اختیاردارید. وینستون چرچیل بالای لیست روزانه‌اش می‌نوشت: «کارهای امروز.»

کارکردن از روی لیست برای مدیریت درست زمان

هر مدیر اجرایی مؤثری فقط از روی لیست کار می‌کند، زیرا قدرتمندترین وسیله‌ای است که تابه‌حال برای رسیدن به حداکثر کارایی شناخته‌شده است. مدیران ناکارآمد آن‌هایی هستند که به‌وسیله کارهای زیادی که باید انجام بدهند، احاطه می‌شوند؛ درصورتی‌که زمان بسیار کمی دارند یا از لیست استفاده نمی‌کنند یا اگر قبلاً فهرستی در اختیار داشته‌اند، کارها را بر اساس آن انجام نمی‌دهند.

آن‌ها اغلب در مقابل ایده نوشتن مطالب بر روی کاغذ مقاومت می‌کنند. درنتیجه خود را در احاطه زنگ‌های تلفن، مزاحمت‌ها، اتفاقات ناگوار و درخواست‌های مختلف می‌بینند. وقتی لیست روزانه را تهیه می‌کنید، کار را با نوشتن همه کارهایی که باید در طول روز به انجام برسانید شروع کنید. بر طبق اصول این کار، راندمان شما در روز اول استفاده از این لیست ۲۵ درصد افزایش خواهد یافت و این به این معناست که شما از دو ساعت وقت مفید بیشتر در یک روز، برخوردار خواهید شد؛ به‌شرط آن‌که از هر کاری که مجبورید انجام دهید قبل از شروع، یک لیست تهیه کنید.

مدیریت درست زمان با منظم کردن لیست براساس اولویت‌ها

وقتی‌که لیست فعالیت‌های روزانه را تهیه کردید، مرحله بعدی، مرتب کردن آن بر اساس اولویت‌ها است. وقتی لیست منظم شد، تبدیل به نقشه‌ای می‌شود که شما را به مؤثرترین و کارآمدترین راه از صبح تا شب به حرکت درخواهد آورد. این راهنما می‌گوید که چه‌کارهایی را باید انجام دهید و یا چه چیز از اهمیت زیاد یا کمی برخوردار است. خیلی سریع به استفاده از لیست به‌عنوان بخشی از زندگی‌تان عادت خواهید کرد. از انجام هر کاری قبل از آنکه آن را در لیست وارد و در مقایسه با دیگر کارها آن را ازنظر اهمیت در جای مناسب قرار دهید، خودداری کنید.

استفاده از سیستم مدیریت دلخواه

مدل‌های مختلف سیستم‌های کامپیوتری مدیریت درست زمان که امروز در بازار وجود دارد کاملاً مفید و مؤثرند. مهم نیست که چه‌کاری انجام می‌دهید و در چه زمینه‌ای کار می‌کنید، سیستم‌های کامپیوتری مدیریت زمان می‌توانند به کامپیوتر شخصی شما وصل شده و در برنامه‌ریزی تمام بخش‌های زندگی به شما کمک کرده و این امکان را بدهند تا اطلاعاتتان را با همه‌ی افراد شرکت و دنیای اطراف به اشتراک بگذارید. به‌علاوه تعداد بی‌شماری سیستم مدیریت زمان وجود دارد که به شما این امکان را می‌دهد تا هدف‌ها و برنامه‌هایتان را به‌وسیله دست بر روی آن‌ها وارد کنید.

مهم نیست تصمیم دارید از کدام سیستم یا برنامه‌ریز زمانی استفاده کنید زیرا همه‌ی آن‌ها خوب هستند و توسط متخصصانی تهیه‌شده‌اند که نیازهای شما را برای دو یا سه برابر کردن زمان کارتان برآورده کنند. مهم‌ترین بخش در استفاده از سیستم‌های مدیریت زمان این است که از آن به‌طور منظم استفاده کنید تا مثل نفس کشیدن برای شما تبدیل به عادت شود. برای تبدیل‌شدن به یک فرد ماهر در استفاده از سیستم مدیریت زمان، به گذشت زمان خاصی نیاز دارید اما وقتی‌که آن را یاد گرفتید، در هرلحظه که از آن استفاده می‌کنید، کارآمدتر و مؤثرتر خواهید بود.

مهیا کردن سیستم ۴۵ پوشه‌ای برای مدیریت درست زمان

می‌توانید با استفاده از این روش به‌سادگی برای دو سال آینده از قبل برنامه‌ریزی کنید. این روش سیستم ۴۵ پوشه‌ای نام دارد که به شما اجازه می‌دهد برای ۲۴ ماه آینده در انجام کارهایتان برنامه‌ریزی کنید. حالا ببینیم که چطور باید با این روش کارکرد. اول شما جعبه‌ای تهیه کنید که ۴۵ پوشه بتوانید در آن قرار دهید. ۴۵ پوشه به طرز زیر تقسیم‌بندی می‌گردند.۳۱ پوشه اول که از ۱ تا ۳۱ شماره‌گذاری می‌شوند، ۱۲ پوشه بعدی را به نام ماه‌های سال نام‌گذاری کنید و دو پوشه آخر را برای ۲ سال آینده اختصاص دهید.

وقتی شما قرار یا مسئولیتی را برای ۶ ماه آینده دارید که تاریخ آن مشخص است به‌سادگی آن را در پوشه مخصوص ماه قرار دهید. در اول هرماه، تمام برگه‌های درون آن را در پوشه روزهای خودشان قرار دهید. هرروز برگه‌های مربوط به آن را خارج کنید و به‌عنوان نقطه شروع برنامه‌ریزی آن روز مورداستفاده قرار دهید.

هفت روش برای برنامه‌ریزی امور شخصی

ت روش زیر، برای کمک به شما برای سازمان‌دهی برنامه‌هایتان به‌منظور رسیدن به حداکثر کارایی و مدیریت درست زمان آورده شده است. هر چه روش‌های بیشتری را یاد بگیرید، کارهای بیشتری را در یک روز می‌توانید انجام بدهید.

آماده شدن در شب قبل

اول، لیست کارها را عصر یا شب قبل آماده کنید. بهترین تمرین برای شما این است که نوشتن برنامه‌های روز بعد را به‌عنوان آخرین وظیفه قبل از ترک دفتر و رفتن به خانه قرار دهید. وقتی از شب قبل برای هرروز برنامه‌ریزی کنید، ذهن ناخودآگاه شما در هنگام خواب بر روی برنامه‌ها و هدف‌های آن روز کار خواهد کرد. به همین دلیل بسیاری مواقع وقتی از خواب بیدار می‌شوید، راه‌حل یا دیدگاه‌هایی دارید که می‌توانید آن‌ها را در طول روز به کار ببرید. بعضی مواقع راه‌حل یک مشکل وقتی از خواب بیدار می‌شوید یا می‌خواهید کار را شروع کنید، به ذهن شما می‌آید در این لحظه شما دید بهتری نسبت به جنبه‌های مختلف مشکل‌دارید و می‌توانید روش‌های بهتری برای حل آن پیدا کنید.

جدول‌بندی مدیریت درست زمان

جدول‌بندی زمان، فشار عصبی را کاهش و انرژی را افزایش می‌دهد. انجام مداوم برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی به کارها برای روزها و هفته‌های آینده، احساس کنترل و کارایی بیشتری به شما می‌دهد. نسبت به زندگی احساس مسئولیت می‌کنید، ارزش بیشتری برای خود قائل می‌شوید و درنتیجه احساس قدرت می‌کنید.

شروع کردن کار در صبح زود

صبح‌ها زودتر از خواب بیدار شوید. هرچه زمان بیشتری برای فکر کردن و برنامه‌ریزی بگذارید، بهتر می‌توانید بخش‌های مختلف زندگی‌تان را سازمان‌دهی کنید. در زندگینامه زنان و مردان موفق می‌خوانید که تقریباً همه آن‌ها در یک چیز مشترک‌اند. این عادت را در خود به وجود آورید که در یک ساعت معقول در شب‌ها به رختخواب بروید و صبح‌ها زود از خواب بیدار شوید.

اکثر افراد موفق، ساعت ۵ یا ۵:۳۰ از خواب بیدار می‌شوند و بنابراین زمان کافی برای تفکر و برنامه‌ریزی برای آن روز را دارند؛ بنابراین بسیار کارآمدتر از کسانی هستند که تا آخرین لحظه در رختخواب باقی می‌مانند. چند دقیقه سکوت و تمرکز قبل از درگیر شدن در یک کار می‌تواند ساعت‌ها وقت شما را در عملیات اجرایی ذخیره کند.

استفاده از یک سیستم بایگانی منظم

از یک سیستم بایگانی منظم هم در خانه و هم در محل کار استفاده کنید؛ زیرا حدود ۳۰ درصد از زمان‌های کاری، صرف یافتن پرونده‌ها و لوازمی می‌شود که درجاهای نامناسب قرار دارند و فقط به دلیل اینکه درست بایگانی نشده‌اند نمی‌توانید آن‌ها را پیدا کنید. بهترین و ساده‌ترین سیستم بایگانی، استفاده از حروف الفباست. همراه سیستم بایگانی باید یک لیست یا پرونده مجزا برای مدارکی که در اختیاردارید داشته باشید. این لیست اصلی به شما موضوع هر مدرک و محل قرار گرفتن آن را نشان می‌دهد.

انجام کارهای مهم در زمان مناسب

زندگی‌تان را طوری برنامه‌ریزی کنید که کارهای خلاقتان را در طول «بهترین ساعت درونی» انجام دهید. بهترین ساعت درونی، زمان است که بر طبق ساعت بیولوژیکی، بدن در هوشیارترین و کارآمدترین حالت است. برای اکثر مردم این ساعت در صبح قرار دارد برای بعضی ممکن است در عصر یا شب وجود داشته باشد. ولی ممکن است برای یک نویسنده، یک هنرمند و یا یک تبلیغاتچی، این ساعت در ابتدای صبح قرار داشته باشد.

این بسیار مهم است که بهترین ساعت درونی بدنتان را بشناسید و بنابراین برای انجام مهم‌ترین برنامه‌هایتان بر اساس آن زمان‌بندی کنید. مهم‌ترین کارهایتان را که نیاز به بیشترین تلاش، خلاقیت، هوشیاری و آرامش دارد را در این ساعت انجام دهید. در چه ساعتی از روز این احساس را دارید؟ به همین ترتیب باید «بهترین ساعت بیرونی» یعنی ساعتی که مشتریان یا مراجعین شما در آمادگی کامل هستند را بشناسید. باید بتوانید با تفکر برنامه‌هایتان را برحسب بهترین ساعت درونی و بیرونی مشخص و پیاده کنید.

استفاده از یک دستگاه ضبط صوت برای پیام‌ها و نوشته‌ها

دستگاه تبدیل صدا به متن می‌تواند یکی از بهترین وسایل صرفه‌جویی در وقت در محیط کار یا خانه باشد. به‌محض اینکه یاد بگیرید با یکی از این دستگاه‌ها کارکنید تا ۸۰ درصد از زمان لازم برای نوشتن یا تایپ کردن را صرفه‌جویی و ذخیره می‌کنید.

بازکردن راه عبور هوا

یکی از محیط‌هایی که برای سازمان‌دهی کارها به آن نیاز است فضای حرکت است و به‌خصوص جریان هوا. سال‌ها پیش یک شرکت هواپیمایی به نام «هاجر ایر وست» که پروازهای محلی را در غرب آمریکا انجام می‌داد، یک گروه مشاور استخدام کرد تا بهره‌وری افراد را در پروازهای درجه‌یک، پروازهای معمولی و دفاتر کاری مقایسه کنند. آن‌ها به این نتیجه رسیدند که یک ساعت کار بدون وقفه در هواپیمای در حال پرواز تقریباً برابر سه ساعت کار در دفتر کار با شرایط کار معمولی است. مسئله مهم، کلمه بدون وقفه بود؛ بنابراین اگر برنامه‌ای در دست دارید، قبل از رفتن به فرودگاه، کارهایتان را برنامه‌ریزی کنید زیرا می‌توانید کارهای زیادی را در موقع پرواز انجام دهید.

تمرین‌های عملی برای مدیریت درست زمان

• تصمیم بگیرید که از امروز یکی از منظم‌ترین افراد در حرفه‌تان باشید. این جمله را همیشه تکرار کنید تا به‌وسیله ذهن ناخودآگاهتان به‌عنوان یک اصل پذیرفته شود. «در هر کاری که انجام می‌دهم منظم و تأثیرگذار هستم.»
• هر چیزی را قبل از شروع بر روی کاغذ بنویسید. همیشه کارها را از روی لیست انجام دهید و اگر لازم بود کار تازه‌ای انجام دهید قبل از شروع آن را در لیست وارد کنید.
• یک برنامه‌ریز زمانی که کار کردن با آن برای شما راحت‌تر است انتخاب کنید و زمان لازم را برای یادگیری روش کار با آن صرف کنید. نتیجه این کار بالا رفتن بهره‌وری و صرفه‌جویی در وقت به مقدار بسیار زیادی است.

• میز یا محل کارتان را تمیز کنید و آن را تمیز نگه‌دارید. طوری کارکنید که برای کسانی که می‌خواهند بدانند یک فرد با بهره‌وری بالا چطوری کار می‌کند، الگو باشید.
• قبل از شروع کار همه آن چیزهایی را که نیاز دارید جمع‌آوری کنید و فقط یک کار را در یک‌لحظه بر روی میز کارتان قرار بدهید.
• هرگونه کاغذ را فقط یک‌بار جابه‌جا کنید و وقتی آن را برداشتید کارهای لازم را بر روی آن انجام دهید و در صورت نیاز آن را به دیگران بدهید و بلافاصله بعد از انجام کار، آن را کنار بگذارید.
• از هر دقیقه استفاده کنید به‌ویژه وقتی با هواپیما مسافرت می‌کنید، با یک برنامه‌ریزی دقیق می‌توانید همه‌کاره‌ای لازم برای یک روز را در یک پرواز انجام دهید.

اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت درست زمان

جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت درست زمان می‌توانید به ویکی‌پدیا مراجعه نمایید.

منبع: کتاب مدیریت زمان، اثر برایان تریسی